KSeF - Krajowy System e-Faktur
KSeF to nowoczesny system komputerowy, pozwalający użytkownikom generować i udostępniać faktury ustrukturyzowane. Jego najważniejszym celem jest skierowanie faktur w obrocie gospodarczym do jednego miejsca. To oznacza, że systemy fakturowania i księgowości są połączone z KSeF, tak aby można było przesyłać faktury za pomocą tego systemu. Poza tym do dyspozycji mamy także odbieranie faktur przez systemy księgowe, które przeszły już przez Krajowy System e-Faktur. Wykorzystać można funkcję zarządzania uprawnieniami, co z kolei wpływa na zabezpieczenie dostępu do danych. Aktualnie coraz większa liczba przedsiębiorców korzysta z KSeF, zwłaszcza że już od 30 czerwca 2024 stanie się on obowiązkowy!
KSeF schema Fa(2)
KSeF schema Fa(2) to nowa struktura faktury elektronicznej, która zastąpiła Fa(1). Co ciekawe, Ministerstwo Finansów wskazało, że to narzędzie zacznie działać od momentu wdrożenia obowiązku korzystania z faktur w KSeF. Już w 2023 roku prezydent podpisał ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług, mającą na celu wprowadzenie obowiązkowego fakturowania drogą elektroniczną. Istotne jest to, że od 1 lipca 2024 KSeF stanie się obowiązkiem dla czynnych podatników VAT, z kolei od 1 stycznia 2025 będą z niego korzystali podatnicy zwolnieni z VAT. Dlaczego powstała nowa struktura?
Wprowadzenie nowej struktury ma za zadanie ułatwiać podatnikom przygotowanie się do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Liczne grono przedsiębiorców czekało na integrację z KSeF aż do chwili powstania drugiej wersji struktury. Poza tym samo udostępnienie wersji roboczej wpłynęło na wzrost zainteresowania fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur.
Jaki program do KSeF wybrać?
Jaki program do KSeF? To pytanie z pewnością zadaje sobie wielu przedsiębiorców. Jak już wiemy, KSeF pozwala wystawiać i udostępniać faktury strukturalne. W efekcie przedsiębiorca może wystawić dokument tak, aby znalazł się w KSeF, a następnie go udostępnić za zgodą nabywcy. Okazuje się, że faktura nie ma formatu XML ani PDF, gdyż stanowi fakturę ustrukturyzowaną. Powinna być zatem zgodna ze strukturą logiczną e-Faktury, jaka opublikowana została w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (na platformie ePUAP). W naszym kraju wystąpiły następujące etapy wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur:
- Pilotaż z udziałem podatników - od października do grudnia 2021 roku
- Dobrowolne korzystanie z KSeF - od stycznia 2022 roku
- Obligatoryjne korzystanie z KSeF - już od lipca 2024 roku dla czynnych podatników VAT
W jaki sposób można korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur? Do wyboru mamy przykładowo narzędzia udostępnione przez Ministerstwo Finansów lub sprawdzone programy księgowe. Pamiętajmy o tym, że KSeF może całkowicie obsłużyć program księgowy! Bardzo ważne jest zatem to, aby znaleźć idealne rozwiązanie dla siebie, które zintegruje się z Krajowym Systemem e-Faktur. Na szczęście istnieje kilka ciekawych propozycji, które z pewnością spełnią oczekiwania nawet najbardziej wymagających użytkowników.
Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy w połowie 2024 roku dla czynnych podatników VAT. To oznacza, że już teraz powinniśmy zapoznawać się z tym narzędziem, tak aby jego wdrożenie stało się łatwiejsze. Wystawianie elektronicznych faktur daje nam mnóstwo korzyści w codziennej pracy. Przede wszystkim oszczędzamy nie tylko czas, lecz także koszty i możemy bardzo szybko przesłać ważne dokumenty do kontrahentów.